E-İmza: Zaman Yönetiminde Dijital Dönüşüm

İmza Beklerken Kaç Saat Kaybettiniz? Zaman Yönetimi İçin E-İmza

Zaman yönetimi günümüzün en önemli şirket gereksinimleri arasındadır. Bir iletmenin yeterince insan kaynağının bulunması, fiziki koşulları ya da bağlantıları kötü yönetilen iş akışı ve kaybedilen fırsatlar ile tamamen işlevsiz hale gelebilir. Önemli olan işletmenin tüm kaynaklarının doğru takvimleme ile en süratli biçimde kullanılmasıdır. Modern iş hayatında artık dakikalar içinde büyük fırsatlar yakalanırken aynı sürelerde çok iyi giden bir akış da sonlanabilir.

Sistemleri henüz güncellenmemiş eski altyapılı işletmelerde belgelerin imzalanma süreci hala ıslak imza ile yürütülür. Ancak geleneksel imza yöntemi belge yönetimi aşamalarında önemli ölçüde zaman kaybı oluşturur. Bir dokümanın geleneksel yöntemler ile imzalanıp arşivlenmesi için harcanan ortalama süre vaktin hiç olmadığı kadar değerli bir kaynak haline dönüştüğü günümüzde büyük bir zarardır.

E-İmza ile Kaybolan Saatleri Geri Kazanmak

Orta ölçekli bir işletmede bir sözleşmenin öğleden önce hazırlandığını varsayıldığında bu belgenin ilgili birimlere iletilip şirket içi imza alması aynı günün akşamını bulur. Evrak bir masadan çıktıktan sonra diğer dosyalarla beraber imza için bekletilir. Aynı gün içinde imzalansa bile kuryenin mesai saatleri içinde gelmesi oldukça zordur. Kuryenin belgeyi alıp karşı taraf ya da taraflara iletmesi ve tarafların elinde de imza süresinin beklenmesi gerekir. Karşı tarafın imzalayıp tekrar kargolaması ve evrakın ilk çıkış tarafına geri dönmesi için de yine günler geçer. En iyi koşullarda bile ıslak imza ile iş yürütmek için günler harcanır. Tarafların farklı ülkelerde olması durumunda ise bu süre daha da uzayarak iş akışını zorlaştırır.

Tek bir evrak için bile bu kadar süre kaybedildiği bilinirken orta ölçekli bir şirketin aylık evrak yükü ve bu yükten kaybedilen zaman aylık onlarca saate ulaşır. İşetmeler yalnızca tarafların bulunduğu sözleşmeler ya da iş birliği evrakları değil fatura, teklif ve resmi başvurular için de bu süreyi kaybeder. Resmi kurumlarda yapılan işlemlerden belirli şahısların elden gidip belgeyi teslim etmesi zorunluluğu ise kurye kullanımını imkansız hale getirerek iş saatleri içinde saatleri bürokratik süreçlerde kaybettirir.

E-imza kullanımı ile tüm bu kayıpları ortadan kaldırmak mümkündür. İşletmeler hem müşterileri ile hem de resmi kurumlar ile yapacakları işlemlerde e-imza kullanarak zaman yönetimi yönünden büyük kazanımlar elde eder.

E-İmza Başvurusu: İş Süreçlerinizi Hızlandırın

E-imza bir dijital kimlik doğrulama teknolojisi olarak ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliktedir. Belgede tahrifat ya da hasar ihtimallerini önleyerek veri bütünlüğünü korur. EKAP üzerinden yapılan işlemlerde kullanımı zorunludur. Resmi platformlar arasında şirketler için en gerekli olan sistemlerden MERSİS üzerinden yapılacak kayıt işlemlerinde de kullanılır. E-arşiv, e-fatura ve UYAP üzerinden yapılan hukuki takiplerde de e-imza kullanımı söz konusudur. Dolayısıyla resmi makamlarla yürütülen yasal süreçlerde de hız kazanmamanın ve bürokratik bekleme sürelerinin ortadan kalkması için e-imza güvenli bir araçtır.

E-imzaya kimler başvurabilir? sorusu teknolojiyi iş hayatına entegre etmek isten bireyler tarafından merak edilir. Kurumsal yapılar, işletmeler ve şirketler için imza yetkilileri başvuruda bulunabilir.  Bireysel kullanıcılar da 18 yaş sınırını geçmiş Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olmaları kaydıyla kendi adlarına Türkiye’de resmi yazışmalar ve sözleşmelerde geçerli e-imza edinebilir.

E-İmza Nasıl Alınır? Zaman Yönetiminde İlk Adım

Geleneksel evrak imzalama sürecinde günler süren işlemler e-imza süreci ile dakikalara iner. Belge dijital ortamda hazırlanmasının ardından saniyeler için e-imza ile imzalanır. Karşı tarafa dijital ortamda iletilir. Oradan alınan e-imza ile belge güvenli bir biçimde dakikalar içinde sisteme kaydedilir.

E-imza sağlayıcısının sitesinden kaç yıllık istendiğine göre e-imza ürünü seçilir. Başvuru yapılmasının ardından süreç çevrimiçi ortamdan ya da iletişime geçilerek sürdürülür. E-imza sağlayıcısının USB token iletmesi ile e-imza kurulup kullanılmaya başlanır.

Zaman Kazancınız İçin Doğru Adım: E-İmza

Şirketlerin iletişim ve yapılanma süreçleri evraklarla gerçekleşir. İş sürekliliğini korumanın en hızlı yolu evrakların hızlı ve güvenli biçimde iletilmesinden geçer. Geleceğin iş dünyası; zaman yönetimi için tüm kaynakların değerlendirilmesi ile hız kazanan şirketlerle şekillenmektedir. Dijital dönüşüm temelli bir iş akışı için e-imza kullanımına geçmek hız kazanmanızı sağlar.

Siz de iş akışınızı hızlandırmak, zamanı çalışanlarınız ve işletmeniz için en verimli halde kullanmak için Signotek’in e imza ürünlerini tercih edebilirsiniz. Zamanınızı en güvenli yoldan ve tecrübeli paydaşlar ile beraber hemen geri kazanabilirsiniz.