E-Fatura Kullanıcılarının Sık Yaptığı 7 Yanlış ve Çözümleri
E-Fatura Kullanıcılarının Sık Yaptığı 7 Yanlış ve Çözümleri
İşletmelerin dijital dönüşümlerini başarıyla sağlamaları kullandıkları araçlara, dijital resmi portallara uyumlarına ve şirket için genel işleyişi etkileyen yeniliklere bağlıdır. Bu dönüşümde atılması gereken başlıca adımlardan biri de e-fatura uygulamasıdır. E-fatura ile hız, güvenlik ve yasal prosedüre uyum kolaylıkla sağlanır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından nasıl kullanılacağı ve gereklilikleri açıkça ifade edilmiş olan e-faturanın kullanımı oldukça kolaydır. Ancak sisteme yeni entegre olan işletmeler için sıkça tekrarlanan hatalar söz konusudur.
Mali Mühür/E-İmza Olmadan Onaylama
E-fatura; işletmelerin iş yükünü önemli ölçüde azaltırken denetim için şeffaflık sağlayan bir araçtır. Kullanıcılar tarafından en sık tekrarlanan hataların başında ise e-imza ya da mali mühür olmadan faturanın gönderilmeye çalışılmasıdır. E-imza ile imzalanmamış ya da usulen mali mühür kullanılması gereken belgeler sisteme yüklense dahi Vergi Usul Kanunu yönünden geçersiz sayılır.
Bir belge elektronik imza atılmadan ya da mali mühür gerektiren özel durumlarda mühürlenmeden iletilirse alacak takibi mümkün olmaz. Bununla beraber mali denetimlerde de geçersiz evraklardan dolayı yasal sıkıntılar ortaya çıkar. İlerleyen süreçlerde bu tip sorunlar ile karşılaşmamak için e-fatura sürecinde belgenin cinsine ve başvuru sahibinin niteliğine göre onaylanması önemlidir.
Yanlış Senaryo ve Fatura Tipi Seçimi
E-fatura düzenlenirken yapılan yaygın hatalardan biri de Satış/İade türü ya da Temel/Ticari senaryo seçimlerinin yanlış yapılmasıdır. Sözleşmeye taraf olan kurumların haklarının korunması ve sürecin hızlı ilerlemesi için bu seçimlerin kesilen faturanın bağlamına uygun olması gerekir.
Örnek olarak eğer ticari sözleşme temelindeki bir işlem yapılırken Temel Senaryo seçilirse alıcı taraf sistem altyapısı üzerinden faturaya reddedemez. Dolayısıyla tarafların haklarının güvence altında olması ve hızlı işleyiş için ticari ilişkilerde ‘ticari senaryo’ seçilmesi iade işlemi yapılıyorsa da ‘iade’ tipi seçilerek ilerlenmelidir. Bu şekilde faturaların kabul ve reddi süreçleri hukuki düzlemde ve sorunsuz gerçekleşir.
Alıcı Bilgilerini Eksik veya Yanlış Girmek
Vergi kimlik numarası, TC Kimlik no, adres gibi bilgilerin fatura formunda bulunan ilgili bölgelere eksiksiz ve doğru şekilde doldurulması gerekir. Herhangi bir eksik bilginin varlığı faturanın reddedilmesine neden olabilir. Yanlış girilen bir bilgi neticesinde sistemde taraflar faturayı göremez ve aksamalar meydana gelir.
Zorunlu olan bilgilerin doğru ve eksiksiz girilmesi hataların önüne geçer. Ayrıca sürekli fatura kesilen müşteriler için ‘Adres Defteri’ kaydı yapılması uzun vadede zaman kazandıran önleyici bir hamledir
İrsaliye Bilgilerini Atlamak
Faturalama aşamasında dikkat edilmesi gereken durumlardan biri irsaliye bilgilerinin doldurulmasıdır. Evrakta bu kısımların boş bırakılması evrak bütünlüğünü ve geçerliliğini bozar. İrsaliye düzenlenirken tarih bilgisi ve irsaliye numarası eksiksiz şekilde girilmelidir. Sevkiyat sürecinde fatura ile bağlantının korunması irsaliye bilgilerinin atlanmaması mühimdir.
Taslağı Kontrol Etmeden Onaylamak
Kullanıcıların iş yoğunluğundan dolayı taslak halindeki evrakları kontrol etmeden sisteme yüklemeleri sıklıkla görülen ir hatadır. Eğer bir evrakta yanlış tutar girildiyse, vergi oranı resmi olandan farklı hesaplandıysa ya da eksik açıklama yapılarak fatura düzenlendiyse belge geçersizdir.
Sisteme evrak yüklerken öncelikle kontrol edilmeli taslak metin o şekilde sisteme yüklenmelidir. Eğer sisteme yükleme sırasında hata fark edilirse onaydan önceki adımda olan e-fatura iptal adımı uygulanmalı ve yeniden düzenlenmelidir.
UBL-TR’ye Uymayan Dosya Yüklemek
Faturalar harici yazılımlar ile hazırlandıysa bazen uyumlu olmaz ve UBL-TR şemasına yerleştirilemez. XSLT, doğru olmayan ZIP formatı ya da tekrarlanan UUID bu probleme neden olabilir. Çözüm için belgenin standartlara uygun halde olup olmadığı kontrol edilmelidir. Yükleme sırasında uyarı almamak için her fatura eşsiz şekilde düzenlenmelidir.
Arşivleme ve 5 Yıl Saklama Yükümlülüğünü Unutmak
Kullanıcıların e-fatura işlemleri esansında yaptıkları son aksaklık ise faturaların arşivlenmemesi ve bilgisayara dosyaların indirilmeden işlemlerin bitirilmesidir. Vergi Usul Kanunu’nda yer alan maddelere göre işletmelerin kestikleri faturaları 5 yıl süreyle saklamaları mecburidir. E-imza ile sisteme entegre olan işletmelerin e-arşiv kullanarak bu sorunu ortadan kaldırmaları oldukça kolaydır.
Güvenli E-imza İle Güvenli E-Fatura
Siz de e-fatura sürecinde işlerinizi sekteye uğratacak hatalardan uzak durmak ve güvenle e-fatura kullanımınızı başlatmak için ilk adımı Signotek farkıyla atabilirsiniz. Signotek tarafından sunulan e-imza ürünleri ile işletmenizi daha çevik ve güçlü hale getirebilirsiniz.