E-Arşiv Fatura Sorgulama ile 5 Yıl Sonra Fatura Arama Kabusu Bitti | Signotek

E-Arşiv ile 5 Yıl Sonra Fatura Arama Kabusu Sona Erdi

İşletmeler için faturaların saklanması, gerekli durumlarda tekrar bulunması ve tasnif edilmesi zorlu iş yüklerinin başında gelir. Yıllar öncesine ait bir faturanın bulunması gerektiği zamanlarda; fatura dosyaları arşiv odasında saatlerce aranır. İlgili belgenin zamanla yıpranmamış olması beklentisi ile fatura arama kabusu sürer.

Vergi Usul Kanunu kapsamında bir kurum düzenlemiş olduğu fatura ya da irsaliyeyi beş yıl boyunca saklamak zorundadır. Bu süreci geleneksel yollar ile yürütmek ise insan kaynakları, zaman ve depolama alanı gibi farklı maliyet kalemleri ortaya çıkarır.

E-arşiv sistemi, bu maliyetleri ortadan kaldırarak fatura ve irsaliyelerin dijital arşivlerde saklanmasını sağlar. Yasal zorunlulukları sağlamakla mükellef olan küçük ve orta ölçekli tüm işletmeler bu kolaylık ile hem maliyet hem de istenmeyen risklerin önüne geçer. Dosyalar arasında saatlerce yapılacak aramalar yerine tek bir arama aracı üzerinden hasar görmemiş şekilde saklanan belgeye erişilebilir.

E-Arşiv Fatura Sorgulama ile Kayıp Faturaları Kolayca Bulun

Vergi denetimleri sürecinde geçmiş dönemlere ait faturaları aramak stresli bir iş yüküdür. E-arşiv fatura sorgulama aracı ile saniyeler içinde tarihle arama, tutar ile arama ya da müşteri bilgileri girilerek arama yapılabilir. Bu sayede ihtiyaç duyulan faturaya saniyeler içinde erişilir.

Kayıp faturalar ya da denetim sırasında özellikle talep edilen fatura örnekleri işletmeler için yasal problemler yaratmadan kolayca edinilir.

Yıllar öncesinde yapılmış olan bir alışverişe dair faturaya dahi hızlıca erişebilmek müşterilerin güven duygusunu artırarak özenli iş bağlantıları kurulmasının kapısını açar.

E-Arşiv Arşivleme Süresi: Faturalarınızı Ne Kadar Saklamalısınız?

Bir işletme Vergi Usul Kanunu gereğince düzenlenen fatura ve irsaliyeleri en az beş yıl süre ile saklamak durumundadır. Öyle ki işletme denetim sırasında dört yıl öncesine dair bir faturaya başvurulması gerektiğinde arşivinden bu belgeyi çıkartıp sunabilmelidir. Bu faturanın saklandığı süre boyunca zarar görmemiş olması, okunaklı olması ve denetlenebilir nitelikte olması da işletmenin sorumluluğu altındadır.

 E-arşivleme ile belgelerin zarar görmesi ya da kaybolması riski tamamen ortadan kalkar dijital ortamda güvenli bir yönetim sağlanır. Bu sistemde faturalar GİB tarafından yetki almış olan sistemlerde arşivlenir. Dijital depolama çözümü ile düzenli yedekleme yapılarak veri güvenliği en üst seviyede tutulur.

E-Arşiv Arşivleme Süresi ve Başvuru Süreci

İşletmelerin e-arşiv başvurusu e-imza kullanılarak gerçekleşir. Bir işletmenin ya da kişinin dijital ortamdaki resmi izi olarak görülen e-imza alınması ile başvuru sürecine ilk adım atılır. Güvenli bir prosedürün izlenmesi için sertifikalandırılmış güvenilir bir altyapıya sahip kurumlardan alınacak e-imza ile başvuru yapılır. Başvurunun onaylanmasının ardından e-arşiv aktif duruma gelir ve dijital ortamda faturalar saklanır.

Küçük ya da orta ölçekli bir işletmenin beş senelik fatura kaydı dosyalar hatta oda dolusu alanda tasnif edildiğinde ancak saklanabilir. Ancak e-arşiv sayesinde dijital ortamda yedeklenen belgelerle bu depolama sorunu tamamen ortadan kalkar. Bir işletme yönetmek için gerekli fiziki masraflar azalır.

Signotek ile Dijital Dönüşüme Güvenle Adım Atın

E-arşiv kullanımına başlamadan önce doğru bir partner ve güvenli bir araca sahip olunması önemlidir. Tüm sistemlerin kullanımına başlamadan önce bir işletmenin gereksinimi dijital güvenlik için e-imza sahibi olmaktır. Signotek, geliştirdiği uzman altyapısı ile dijitalleşme yolculuğundaki güvenilir ortağınızdır.